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　エクセル(Excel)は知っていても、アクセス(Access)は知らないという人は多いです。パソコンを買うと通常Excelは入っていますが、Accessは別途購入しなければならないからでしょう。しかしAccessは、もしかしたら(主に会社業務においてでしょうが)あなたに必要不可欠なソフトかもしれません。

　市販の業務用ソフトでは、自社の業務にぴったり当てはまらないことがあります。そんな場合はソフト会社に依頼してソフトを開発してもらうことになりますが、実はソフト会社は、Accessを使って、あなたの会社にちょうどいいソフトを作成することが多いのです。ゼロから作るよりAccessという土台があれば、少ない労力＝安く作ることができるからです。その意味でAccessは、ソフトを作るための開発支援システムともいえます。

　Excelは表計算ソフト、Accessはデータベースソフト(以下DBソフト)と呼ばれますが、この二つは互いに密接な関係にあります。

　話が少し外れますが、ワープロソフトWordとプレゼンソフトPowerPoint、ホームページ作成ソフトはどれも、文章や文字を書いて修飾し、写真やイラストなどを配置して見栄えをよくするソフトという点で同じ仲間だと言えます。違うのは、最終目的がそれぞれ、プリンタへの印字、プロジェクターへの投影、ホームページへの表示、であることです。

　さて、ではExcelとAccessは何かというと、どちらもデータを扱うソフトだということです。ExcelはDBソフトとは呼ばれませんが、実際には多量のデータを処理するソフトとして十分活用できます。直感的に分かりやすいソフトなので、データを扱わずにワープロの代わりに使う人もいるくらいです。

　AccessはExcelより少し入り口が難解で、Excelのような簡便さはありませんが、実はかなり重要なソフトです。多量かつ複雑に入り組んだ複数のデータの集まりを瞬時に処理し、望み通りの結果を出してくれるのがDBソフトです。Excelは主に単一のデータを扱うのが得意で、入力したデータを見えるそのままで印字することができ、視覚的で分かりやすいのですが、Accessは入力部分(フォーム)と出力部分(レポート)とデータの蓄積する部分(テーブルなど)を最初から分離して作成します。Excelでも慣れてくると同じようにそれぞれを分離して作成することができますが、Accessは構造的にそうなっていて、論理的で後の変更などが非常に容易になるのです。

　Excelを使うとかなり苦労するようなシステムが、Accessでは意外に簡単にできる場合も多いのです。DBを操作するコンピュータ命令を習得しなくても、Accessではマウスを操作するだけでDBシステムを作成できるようなところが“面白い”のです。パソコンをコンピュータらしく感じられるのがExcelなら、さらに深めたものがAccessというわけです。